Come arredare una sala riunioni

Enrico Gianni


Se sei alla ricerca di idee per arredare una sala riunioni che stupisca i tuoi clienti, in questo articolo troverai 8 suggerimenti utili per riuscire nell’impresa.

Arredare una sala riunioni con un look & feel di qualità

Una sala riunioni può (e dovrebbe) lasciare una forte impressione sui clienti. Da architetto sai che l'ambientazione degli spazi è importante: può aiutarli a trovare idee fresche e creative oppure può distrarli con qualcosa di fastidioso o irritante. Se vuoi che i tuoi clienti ricordino la prima impressione invece della seconda, nel corso del prossimo meeting, ecco alcuni consigli per infondere personalità e professionalità in qualsiasi zona della meeting room.

Considera le esigenze dei tuoi clienti

Stai progettando una nuova sala conferenze e vuoi che i clienti si sentano il più possibile a loro agio. Questo implica calcolare lo spazio di seduta (in modo che i gomiti di due partecipanti non si tocchino tra loro, una volta accomodati al tavolo riunione). Altrettanto importante è lo spazio a disposizione per alzarsi e camminare. Allo stesso tempo però, le distanze non devono essere tali da perdere il contatto ma mantenere il gruppo coeso e favorire lo scambio, mantenendo alto il livello di attenzione.

Quindi il primo passo è fare qualche calcolo. Bisogna stimare quante persone in media si presenteranno di volta in volta, il giorno della riunione. A questo punto si misurano le dimensioni della stanza e il tavolo scelto dovrà risultare proporzionato. Per quanto riguarda le sedie da ufficio dovranno avere un look & feel di qualità: essere ergonomiche, regolabili, di design ma a costi contenuti.

Troverai interessanti alcune di queste soluzioni.

Scegli la giusta disposizione del tavolo

Ci sono diversi stili di seduta al tavolo, tra cui scegliere. Ad esempio, lo stile a U consente a tutti di interagire con l'oratore e viceversa, mentre lo stile anfiteatro/aula può ospitare più persone.

È indispensabile valutare bene -in questa fase della progettazione- tutti i pro e i contro di ogni stile, prima di decidere su un layout finale.

Scegli la stanza giusta

Da un punto di vista concettuale, la stanza dovrebbe trovarsi in un’area in cui le distrazioni sono ridotte al minimo. Ad esempio, una sala vicino all'ufficio del CEO sarebbe l’ideale ma non uno spazio vicino alla hall principale o di fronte a un cantiere. In quest’ultimo caso, se davvero nessun’altra alternativa è possibile, allora sarà indispensabile ricorrere ad un lavoro professionale per insonorizzare le pareti della sala riunioni.

Inoltre, l'uso del colore giusto alle pareti può fare la differenza, in termini di produttività di un incontro. Se dipingi la stanza di blu, i tuoi clienti potrebbero sentirsi più rilassati e ben predisposti al dialogo. Ma se la dipingi di rosso, i clienti potrebbero diventare più polemici. Indipendentemente dal colore che scegli, l’importante è che sia in linea con le emozioni che vuoi suscitare e rispecchiare il brand e l'immagine aziendale.

Regola l'illuminazione

Va bene lasciare entrare un po' di luce naturale dall'esterno. Assicurati però che le finestre siano coperte da tende o comunque vi sia la possibilità di creare ombra, nel caso in cui il bagliore diventi fonte di distrazione, specialmente se l'incontro è a metà pomeriggio.

Altri consigli per un’illuminazione efficace sono:

  • evitare la sovrailluminazione
  • utilizzare lampadine che non emanano troppo calore
  • scegliere colori della parete complementari dell'illuminazione

 

Se la sala riunione è di grandi dimensioni, meglio utilizzare un diodo ad emissione luminosa organico (OLED).

Scegli uno schermo proporzionato

Lo schermo è il punto focale della sala riunioni, quindi scegli attentamente. Dovrebbe essere abbastanza grande da essere visto da tutti nella stanza, ma non troppo da rimandare un’immagine pixellata. Inoltre, dovrebbe essere posizionato alla giusta distanza dal pubblico, che puoi calcolare tramite un'App distance calculator disponibile per iOS e Android, così da evitare fastidiosi mal di testa.

A parte le dimensioni e la distanza dello schermo, considera anche il tipo di pannello da abbinare al proiettore. Valuta le diverse opzioni: se lo schermo sarà montato su una parete, al soffitto o su un treppiede e quale tessuto di conseguenza andrà meglio con i colori della presentazione. Non dimenticare di prendere in considerazione accessori come cavi, telecomandi e supporti per altoparlanti.

Cura i dettagli

Come accennato in precedenza, i tuoi clienti dovrebbero trovare in una sala riunioni il massimo comfort possibile.

Potrebbe trattarsi di un frigorifero a portata di mano, in modo che possano alzarsi e bere ogni volta che ne hanno bisogno. Oppure scegliere postazioni con mini-armadietti, dove le persone potranno riporre le loro cose mentre partecipano all'incontro. Metti un bidone o due in un angolo della stanza in modo che gli ospiti possano smaltire correttamente la spazzatura.

Mantieni l'immagine coordinata

Il miglior arredamento di una sala riunioni in ufficio è quello che esprime l’identità del brand. Ad esempio, un’azienda può avere un'immagine divertente e giocosa, un’altra essere più elegante e distinta: la sala riunioni dovrebbe sempre riflettere anche questo aspetto.

La creatività è una buona dote ma l'autenticità è migliore.

Ecco alcune soluzioni per l'arredo ufficio.

Esegui un test prima della riunione

Quando si tratta di eventi importanti come le riunioni, la preparazione è fondamentale. Non solo aiuterà a distendere la tensione in vista del grande giorno, ma ti aiuterà anche a cogliere eventuali problemi tecnici prima che aumentino.

Un'idea potrebbe essere quella di pianificare la simulazione di una riunione almeno un giorno prima dell'appuntamento fissato. Chiedi ai colleghi o dipendenti di fingere di essere i veri "clienti", quindi di simulare una presentazione davanti a loro e chiedere un feedback. Possono darti dei consigli sull'acustica, se la presentazione è ben visibile da ogni angolo della stanza, se la sala è in effetti così accogliente come desideravi che fosse.

In conclusione.

Al di là del modo in cui si progetta una sala riunioni/conferenze, il punto di partenza dovrebbe essere uno solo: divenire uno spazio sicuro e confortevole in cui i professionisti possano riunirsi, fare brainstorming e collaborare.

Con questo in mente, oltre ai suggerimenti di cui sopra, è difficile sbagliare.

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