Tavolo riunioni: le 3 domande per i clienti

In una sala meeting di solito non sono presenti scaffali, librerie o mobili per l’archiviazione: il protagonista indiscusso è il tavolo riunioni.

In questo articolo forniremo i giusti consigli per sceglierlo, in modo che rispecchi le esigenze dell’azienda e i gusti del committente.

Il tavolo riunioni: le domande da porre ai clienti per scegliere quello giusto

La “stanza dei bottoni“, dal punto di vista strategico la più importante rispetto a tutte le altre. È quella dedicata ai meeting con il team, le trattative con il cliente o le riunioni di lavoro con i collaboratori esterni.

Uno luogo diverso da qualsiasi altro spazio in ufficio, che punta i riflettori su un unico elemento essenziale di arredamento: il tavolo riunioni. Come essere certi di cogliere e soddisfare le esigenze dei clienti committenti e proporre loro il tavolo perfetto per la sala riunioni del loro ufficio?

Il punto di partenza di questa analisi è rispondere con cura e dettagli alle domande che proponiamo qui di seguito. Si tratta di macro-domande, che racchiudono al loro interno molteplici requisiti da tenere in considerazione per delineare la direzione corretta da seguire.

Le 3 domande:

1. Quante persone dovrà accogliere in media il tavolo ad ogni riunione?

È uno dei principali criteri di cui tener conto, parlando di funzionalità di questo genere di tavolo. La sala riunioni è una sala ad uso promiscuo, non riservata al singolo individuo. Sapere in anticipo la media di persone prevista ad ogni riunione, è di aiuto per scegliere la grandezza del tavolo, calcolando la distanza tra una sedia e l’altra.

Per quanto la necessità comprensibile sia di ottimizzare gli spazi, c’è una misura incomprimibile che corrisponde a circa 70 centimetri, da assegnare ad ogni persona che si accomoda al tavolo. In questo modo si garantisce ai partecipanti di poter aprire i gomiti, scrivere, muoversi senza urtare l’altro né invadere lo spazio minimo vitale.

In base al numero di persone che si prevede di accogliere ad ogni riunione di lavoro, l’architetto sceglierà anche la forma del tavolo più adatta. Di norma, se si tratta di poche persone, si tende a favorire il contatto visivo e a non creare, in maniera più o meno consapevole, “gerarchie”, optando quindi per un tavolo quadrato oppure rotondo/ovale. Se invece le persone previste ad ogni meeting sono tante, il tavolo rettangolare garantisce comfort e praticità, lasciando i posti a capotavola ai leader aziendali.

Le soluzioni pensate con il top ribaltabile sono molto pratiche perché permettono la disposizione a ferro di cavallo e l’ottimizzazione degli spazi. Infatti, di volta in volta è possibile utilizzare solo le postazioni che occorrono e posizionare, in maniera frontale ai partecipanti, anche una lavagna o uno schermo di video proiezione, nel caso di interventi formativi.

2. Il tavolo deve ospitare postazioni per pc e un sistema di teleconferenza permanente?

In queste circostanze, la parola d’ordine per la scelta del tavolo riunioni ideale, è sicurezza. Se infatti, l’azienda si avvale del lavoro di collaboratori esterni oppure se si rende necessario il confronto periodico con altre sedi operative e filiali della casa madre, allora le video-conferenze e l’utilizzo dei portatili saranno all’ordine del giorno.

La scelta dell’architetto si orienterà nei confronti di un tavolo con passacavi centrale, per evitare fili scoperti e vaganti che si diramano dal tavolo verso le pareti, da utilizzare per ricaricare le batterie o fornire l’alimentazione ai vari dispositivi.

Un tavolo riunioni predisposto ad accogliere attrezzature di questo genere, deve rappresentare una garanzia anche dal punto di vista della resistenza e della durabilità.

Quindi, la scelta dei materiali è cruciale. La necessità primaria da soddisfare riguarda il ripiano che, dovendo sostenere computer e altri dispositivi, deve essere anti-graffio per non scheggiarsi facilmente.  Meglio evitare i top in cristallo o i ripiani di colore scuro, che attirerebbero come una calamita la polvere prodotta dalle ventole dei pc.

3. L’azienda è moderna e tecnologica o affonda le proprie radici nel passato e ha uno stile più classicheggiante?

Se è vero che la sala meeting di un’azienda è destinata all’uso promiscuo, c’è un “dettaglio” che l’architetto non deve trascurare. Lo stile del brand che di quel tavolo riunioni farà il suo quartier generale.

Estetica e design diventano allora requisiti da soddisfare, allo stesso modo di quelli appena contemplati nei punti precedenti.

Infatti non è possibile trascurare l’impatto estetico che il tavolo riunioni assume all’interno della stanza. Una volta soddisfatti i requisiti di funzionalità, sicurezza, comfort, è il momento di pensare a finiture, materiali pregiati e design inconfondibili.

Non dimentichiamo il design

L’ultima esigenza a cui rispondere riguarderà ora la scelta dello stile -moderno o più classicheggiante- a seconda della storia aziendale, dei suoi valori, dell’immagine del brand. Tavolo riunioni con gambe (o unico piede centrale) in alluminio, colorati e originali nel design oppure soluzioni eleganti e imponenti, dallo spessore notevole, sobrio nelle venature del legno a vista, contornato da bordatura di pregio.

Soddisfacendo questi requisiti di base e raccogliendo risposte quanto più dettagliate possibile alle domande proposte, il compito dell‘architetto alla ricerca del tavolo riunioni perfetto per il suo committente, risulterà senza dubbio agevolato.

In questo articolo ci siamo soffermati sulla scelta del tavolo riunioni ma i nostri consigli sull’arredo ufficio sono tanti: li trovi all’interno della checklist che ti proponiamo qui sotto, pronta da scaricare gratuitamente.